El diagnostico, estudio o análisis de necesidades formativas es fundamental para detectar las carencias reales que tienen las personas tanto dentro de las organizaciones (trabajadores en activo) como fuera de las mismas ( desempleados). La cualificación adecuada afecta de forma directa a la competitividad  del tejido empresarial y redunda en una mayor productividad. 

Para detectarlas es necesario descubrir las competencias profesionales que exigen las empresas (CONOCIMIENTOS, ACTITUDES Y HABILIDADES)  y determinar el tipo de trabajadores que se ajusta a las mismas. De esta forma se pone en realce un estudio concreto sobre las OCUPACIONES O PERFILES PROFESIONALES que mejor pueden adaptarse según sea la FAMILIA PROFESIONAL A LA QUE PERTENEZCAN.

Para detectar las necesidades de formación hay que definir el objeto de la investigación, recoger información (generalmente a base de entrevistas) y analizar e interpretar la información.

Existen varias herramientas para crear este análisis de detección, aunque lo más habitual es:

• Entrevistar al responsable de formación (conocer los planes formativos de los últimos años, evaluaciones y política de formación y recursos humanos)
  Definir fuentes de información (descripción de puestos, competencias, instrumentos de recogida de información, cronograma de actividades de la empresa)
• Recoger información, por medio de cuestionarios a trabajadores de la empresa
• Analizar los resultados y hacer una propuesta de mejora en base a las necesidades detectadas.
• Lo último es crear el plan de formación de la empresa y aplicarlo